MAKALAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang

Informasi merupakan obyek atau data apapun yang bisa digunakan oleh pengguna informasi untuk mencapai tujuan tertentu sesuai dengan yang diinginkan.Informasi diperoleh dari sumber-sumber informasi yang terdapat dimana saja kita jumpai.Dalam segala aspek kehidupan manusia selalu tidak bisa terpisah dari informasi,baik informasi yang sifatnya individual maupun informasi yang berisifat umum atau general.Dalam kenyataanya manusia selalu membutuhkan informasi untuk melakukan aktifitas apapun dan dimanapun, informasi yang dibutuhkan bisa berupa lisan maupun tulisan bahkan Visual dan audio visual. Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkembanagan yang sangat cepat seiring dengan perkembangan ilmu teknologi informasi, dengan berkembangya teknologi informasi maka para pengguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan, namun perkembangan terbebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumber daya manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai.

Hal ini sangat memdukung segala aktifitas manusia dalam berbagi bidang, satu diantaranya dalam bidang Perkantoran. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat-mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk perkantoran membuka era otomatisasi perkantoran (Office Automation / OA).

Suatu Perkantoran dimanapun selalu membutukan akan informasi-informasi penting yang digunakan dalam suatu aktifitas mencapai tujuan. Informasi dalam perkantoran merupakan informasi yang selalu bisa digunakan oleh pelaku atau personel yang beraktifitas didalam kantor tersebut. Dengan bebagai macam jenis maupun tingkat pentingnya suatu informasi yang harus disampaikan antara sumber-sumber informasi dengan penerima informasi, maka perlu adaya pengaturan sistem didalam pengelolaan informasi tersebut, yang biasa disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen Perkantoran. Sistem tersebut bejalan dan berkembang didalam perkantoran dan merupakan Sumber daya konseptual sangat penting untuk mendukung berlangsungnya aktifitas perkantoran.

1.2.Rumusan Masalah

1.2.1.      Apa yang disebut dengan sistem?

1.2.2.      Apakah yang dimaksud dengan data dan informasi?

1.2.3.      Apakah yang dimaksud dengan sistem informasi manajemen?

1.2.4.      Apa saja jenis-jenis sistem informasi?

1.2.5.      Bagaimanakah bentuk umum dari suatu sistem?

1.2.6.      Bagaimana pengendalian informasi?

1.2.7.      Bagaimana Perkembangan Sistem Informasi Manajemen?

1.2.8.      Apa saja kelebihan dan kekurangan sistem informasi manajemen?

1.3.Metode Penulisan

1.3.1.      Pengumpulan Data

Media Elektronik

·         http://materipapkelasxi.blogspot.co.id/

·         http://dynasetyorini.blogspot.co.id/2014/01/sistem-informasi-manajemen-perkantoran.html

Media Cetak

·         Buku paket kurtilas Pengantar Administrasi perkantoran kelas XI

1.3.2.      pengolah data

Dari semua sumber informasi yang kami dapatkan kami bahas dan kami uraikan secara deskriptif.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Sistem

Kata “sistem” berasal dari bahasa Yunani, ‘systema’, yang berarti ‘himpunan atau komponen yang saling berhubungan secara teratur dan merupakan satu kesatuan.’ Dengan kata lain hakikat Sistem adalah kumpulan komponen atau unsur yang masing-masing komponen memiliki fungsi dan saling berinteraksi, saling bergantung, serta memiliki kesatuan yang utuh untuk bekerja mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem menghasilkan sinergi sehingga hasil yang dicapai oleh sistem lebih besar jika dibandingkan dengan hasil dari masing-masing komponen-komponennya.

Sedangkan menurut Azhar Susanto (2007) dalam bukunya yang berjudul sistem Informasi manajemen. “Sistem adalah kumpulan dari komponen apapun, baik secara fisik maupun non fisik, yang saling berhubungan dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai tujuan tertentu.

Ciri-ciri sistem menurut Azhar susanto adalah sebagai berikut:

a)      Memiliki tujuan

Sistem yang baik adalah sisitem yang memiliki  tujuan yang jelas, terukur, memungkinkan untuk dicapai, dan memiliki langkah-langkah yang terstruktur untuk mencapainya.

b)      Memiliki batas

Batasan sistem merupakan hal yang penting untuk ditentukan sejak awal. Dengan batas yang jelas, sistem dapat lebih mudah untuk didefinisikan dan dimengerti. Tanpa adanya batas yang jelas, sistem akan meluas sehingga sulit untuk dideskripsikan.

c)      Memiliki subsistem

Subsistem merupakan komponen atau sistem yang lebih kecil yang ada di dalam sistem itu sendiri. Penentuan subsitem dengan baik dan tepat akan membuat sistem lebih mudah dipahami dan diklasifikasikan.

d)     Adanya penginputan

Input merupakan semua kegiatan pencatatan, pengetikan, pengeditan, atau kegiatan penginputan data, baik data fisik maupun data nonfisik atau logis. Data fisik dapat berupa berkas atau laporan, sedangkan data nonfisik atau logis dapat berupa data yang berasal dari CD, disket, flashdisk, atau tempat penyimpanan lainnya. Ketepatan dalam menginput data akan sangat menentukan keakuratan informasi yang dihasilkan oleh sistem.

e)      Adanya proses

Proses merupakan kegiatan mengubah input menjadi output yang memiliki nilai tambah atau nilai guna.

f)       Adanya output

Output merupakan hasil dari kegiatan input yang sudah diproses. Output merupakan informasi yang dapat digunakan oleh pengguna. Output yang baik akan menghasilkan informasi yang berkualitas, relevan, lengkap dan tepat waktu.

g)      Adanya feedback

Feedback atau umpan balik merupakan kegiatan memasukkan kembali output sebagai input sehingga output yang kurang maksimal akan dievaluasi kembali dan akan menghasilkan output yang lebih berkualitas dan relevan.

2.2. Data dan Informasi

Menurut kamus besar bahasa Indonesia, data ialah keterangan yang benar dan nyata. Menurut Mills (1984) data adalah fakta mentah, hasil observasi, atau kejadian dalam bentuk angka atau simbol khusus. Dalam pengertian lain, data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi. Data dapat disebut informasi apabila data tersebut sudah diolah dengan urutan tertentu dan dijadikan dasar dalam bertindak. Pengolahan data bertujuan untuk menyusun dan menempatkan data tersebut dalam konteks untuk menghasilkan informasi yang bermakna.

Data dapat diklasifikasikan berdasarkan beberapa sudut pandang, antara lain sebagai berikut:

a)      Sifat Data

·       Data kuantitatif, yaitu data dalam bentuk angka atau bilangan atau data yang disajikan dalam bentuk kata-kata (tidak dapat dihitung). Contoh :berat badan ibu-ibu PKK sumber ayu, nilai rupiah dari waktu ke waktu, persepsi konsumen terhadap botol air minum dalam kemasan,anggapan para ahli terhadap psikopat.

·       Data kualitatif, yaitu data dalam bentuk pernyataan atau kategori atau data dalam bentuk angka(dapat dihitung). Contohnya : penggunaan kata sekitar, kurang lebih, kira-kira, sebanyak dan sebagainya.jumlah pembeli saat hari raya idul adha, tinggi badan siswa kelas 3 ips 2, dan lain-lain,dinas pertanian daerah mengimpor bahan baku pabrik pupuk kurang lebih 850 ton.

b)      Bentuk data

·       Data fisik, yaitu data yang dapat dipegang atau dirasakan oleh panca indra.

·       Data logik, yaitu data yang tidak dapat dipegang, tetapi dapat dilihat.

c)      Sumber data

·       Data internal, yaitu data yang diperoleh dari dalam organisasi atau data yang menggambarkan situasi dan kondisi pada suatu organisasi secara internal. Misal : data keuangan, data pegawai, data produksi, dsb

·       Data eksternal, yaitu data yang diperoleh dari luar organisasi atau data yang menggambarkan situasi serta kondisi yang ada di luar organisasi. Contohnya adalah data jumlah penggunaan suatu produk pada konsumen, tingkat preferensi pelanggan, persebaran penduduk, dan lain sebagainya.

d)     Cara memperoleh

·       Data primer, yaitu data utama yang berhubungan dengan masalah atau data yang secara langsung diambil dari objek / obyek penelitian oleh peneliti perorangan maupun organisasi.Contoh: Mewawancarai langsung penonton bioskop 21 untuk meneliti preferensi konsumen bioskop.

·       Data sekunder, yaitu data pendukung atau data yang didapat tidak secara langsung dari objek penelitian. Peneliti mendapatkan data yang sudah jadi yang dikumpulkan oleh pihak lain dengan berbagai cara atau metode baik secara komersial maupun non komersial.Contohnyaadalah pada peneliti yang menggunakan data statistik hasil riset dari surat kabar atau majalah.

e)      Cakupan pengumpulan

·       Data sensus, yaitu data yang diperoleh dari populasi.

·       Data sampel, yaitu data yang diperoleh dari sampel.

f)       Dinamika data

·       Data statistik, yaitu data yang dalam jangka waktu lama tidak mengalami perubahan.

·       Data dinamis, yaitu data yang dalam kurun waktu tertentu akan mengalami perubahan.

g)      Skala pengukuran

·       Data nominal, yaitu data yang diperoleh dengan cara kategorisasi atau klasifikasi.

·       Data ordinal, yaitu data yang diperoleh dengan cara kategorisasi atau klasifikasi dan terdapat hubungan diantara data-data tersebut.

·       Data interval, yaitu data yang diperoleh dengan cara pengukuran yang sudah diketahui jarak antara dua titik pada skala tersebut.

·       Data rasio, yaitu data yang diperoleh dengan cara pengukuran yang jarak dua titik pada skala sudah diketahui dan mempunyai titik nol yang absolut.

Data-data yang telah diolah akan menjadi informasi yang bermanfaat. Informasi adalah hasil dari pada pengolahan data dalam suatu bentuk yang berguna dan lebih berarti bagi penerimanya dengan menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi dapat didefinisikan juga sebagai data dengan tolak banding. Atau data yang telah diolah menjadi suatu kesimpulan yang mempunyai makna lebih jika dibandingkan dengan data semula. Pengolahan data dan informasi mencakup kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penggandaan, pedistribusian, dan penyimpanan.

Menurut para ahli definisi informasi adalah sebagai berikut:

a.   Gordon B. Davis dalam buku Management Information System: Conceptual Foundations, bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.

b.   Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin dalam buku Accounting Information System: Concepts yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis.

c.   Robert. N. Anthony & John Dearden dalam buku Management Control Systems menyatakan bahwa informasi sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunanya.

d.  Barry E. Cushing dalam buku Accounting Information System and Business Organization menyatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.

Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data, kenyataan, dan hasil pengolahan yang berguna khususnya dalam pengambilan keputusan. Informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang berguna dan lebih berarti lagi yang menerimanya.

Sebuah data yang diproses menjadi sebuah informasi memiliki tujuan tertentu. Informasi bersifat memberikan pelayanan atas tersedianya data. Dengan demikian, tujuan informasi adalah menyiapkan informasi bagi kegiatan-kegiatan operasional dan dalam pengambilan keputusan. Contohnya dalam kegiatan pengambilan keputusan pada sebuah rapat, pimpinan mengumpulkan informasi dari para peserta rapat untuk dijadikan pertimbangan dalam pengambilan keputusannya.

Pengguna informasi membutuhkan informasi yang berkualitas untuk membantu penyelesaian pekerjaan atau dalam pengambilan kebijakan. Artinya, informasi siap digunakan sesuai dengan tujuan dari informasi tersebut diperuntukkan.

Adapun ciri-ciri informasi yang berkualitas dan siap untuk digunakan adalah sebagai berikut.

a)       Informasi harus berhubungan (information must be pertinent)

Pernyataan informasi harus berhubungan dengan urusan dan masalah yang penting bagi penerima informasi (orang yang membutuhkan informasi tersebut).

b)      Informasi harus akurat (information must be accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak memiliki bias atau menyesatkan. Informasi yang dihasilkan harus mencerminkan maksudnya. Keakuratan informasi seringkali bergantung pada keadaan.

c)      Harus ada ketika dibutuhkan (information must be timely)

Informasi harus ada ketika dibutuhkan. Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Misalnya bagian pemasaran harus mengetahui jumlah dan jenis barang persediaan di gudang, Jangan sampai bagian pemasaran menjanjikan akan segera mengirimkan barang pesanan kepada konsumen secepatnya sementara barang yang dipesan sudah habis persediaanya di gudang. Contoh lain informasi nilai tukar mata uang hari kemarin tidak berlaku untuk transaksi hari ini.

d)     Relevan (Relevant)

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang yang satu dengan yang lainnya pasti berbeda.

e)      Up to Date

Lingkungan eksternal selalu berubah-ubah dan berbeda-beda setiap saat. Perubahan tersebut tidak dapat dikendalikan melainkan harus diantisipasi secara proaktif. Dengan demikian, informasi yang diperoleh harus informasi terbaru yang mencakup dan mengakomodir perubahan-perubahan yang terjadi sehingga dapat memudahkan manajemen dalam mengambil keputusan.

f)       Dapat Diandalkan

Informasi harus handal, dapat dipercaya, atau dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Informasi yang diperoleh dari gosip atau isu yang tidak jelas asal-usulnya tentunya tidak dapat digunakan.

g)      Dapat Dimengerti

Informasi harus dapat dibaca dan dipahami dengan baik. Informasi dapat disajikan dalam bentuk angka, tabel, dan grafik yang jelas dan mudah dimengerti agar informasi tersebut berguna bagi pembuat keputusan dan mempermudah serta mempercepat pengambilan keputusan.

h)      Dapat Dibandingkan

Informasi harus dapat dibandingkan dengan keadaan perusahaan saat ini, keadaan di masa lalu, keadaan masa yang akan datang, kemampuan potensial, dan dengan pihak pesaing.

            Informasi yang berkualitas akan memberikan manfaat bagi penggunanya, yaitu sebagai berikut.

a)      Menambah pengetahuan

Informasi dapat menambah pengetahuan bagi penggunanya yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk mendukung proses pengambilan keputusan.

b)      Mengurangi ketidakpastian pengguna informasi

Informasi dapat mengurangi ketidakpastian karena hal-hal yang akan terjadi dapat diketahui sebelumnya sehingga dapat menghindari keraguan pada saat pengambilan keputusan.

c)      Mengurangi risiko kegagalan

Informasi akan risiko kegagalan dapat diantisipasi dengan baik sehingga risiko kegagalan dapat diminimalisasi.

d)     Mengurangi keanekaragaman yang tidak diperlukan

Dengan mengurangi keanekaragaman yang tidak diperlukan, keputusan yang dihasilkan akan lebih terarah.

e)      Memberi standar, aturan, ukuran, dan keputusan untuk menentukan pencapaian sasaran serta tujuan.

2.3. Sistem Informasi Manajemen

            Sistem informasi adalah kumpulan dari subsistem, baik fisik maupun non-fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan, yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna. Sistem informasi mempunyai tugas untuk menyiapkan informasi bagi kepentingan organisasi dalam rangka menjalankan operasional organisasi, manajemen, dan pengambilan keputusan.

Pengertian sistem informasi menurut beberapa ahli adalah sebagai berikut.

a)      Robert A. leitch dan K. roscoe Davis

Sistem informasi manajemen merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasional organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak-pihak lain dengan laporan-laporan yang diperlukan.

b)      Gordon B. davis

Sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem manusia atau mesin yang terpadu (integrated) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasional, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

c)      Azhar susanto

Sistem infpormasi manajemen adalah kumpulan dari subsistem yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan, yaitu mengolah data menjadi informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam proses pengambilan keputusan saat melaksanakan fungsinya.

Menurut Rusdiana (2014) dalam bukunya yang berjudul sistem informasi manajemen, komponen dalam sistem informasi manajemen dibedakan menjadi dua, yaitu sebagai berikut.

1)      Komponen sistem informasi manajemen secara fungsional

Komponen ini merupakan seluruh komponen yang berhubungan dengan teknik pengumpulan data, pengolahan, pengiriman, penyimpanan, dan penyajian informasi yang dibutuhkan untuk manajemen. Komponen-komponen tersebut adalah sebagai berikut.

a.       Sistem administrasi dan operasional

Sistem ini melaksanakan kegiatan rutin, seperti bagian personalia, administrasi, dan sebagainya yang telah ditentukan prosedurnya.

b.      Sistem pelaporan manajemen sistem

Sistem ini berfungsi membuat dan menyampaikan laporan yang bersifat periodik kepada pengambil kebijakan.

c.       Sistem database

Sistem ini berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi oleh beberapa unit organisasi. Database cenderung berkembang sejalan dengan berkembangnya organisasi sehingga interaksi antar unit akan bertambah besar dan berakibat bertambah besar pula kebutuhan akan informasi.

d.      Sistem pencarian

Sistem ini berfungsi memberikan data atau infrmasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan sesuai dengan permintaan.

e.       Manajemen data

Sistem ini berfungsi sebagai media penghubung antara komponen sistem informasi dengan database dan antara tiap-tiap komponen sistem informasi.

2)      Komponen sistem informasi manajemen secara fisik

Komponen ini merupakan keseluruhan perangkat dan peralatan fisik yang digunakan untuk menjalankan sistem informasi manajemen. Komponen-komponen tersebut adalah sebagai berikut.

a)      Perangkat keras, yaitu peralatan komputer dan alat-alat lain yang berhubungan.

b)      Perangkat lunak, yaitu sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras memproses data.

c)      Database, yaitu sekumpulan tabel, hubungan, dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.

d)     Prosedur pengoperasian, yaitu tatanan aturan atau petunjuk untuk mendayagunakan sistem informasi berbasis computer.

e)      Personalia pengoperasian, yaitu ahli komputer, manajer, pengguna, analisis, programmer, manajer database, dan jabatan-jabatan lainnya yang berkaitan dengan pemanfaatan sistem informasi berbasis computer.

Oleh karena itu, komponen-komponen sistem informasi manajemen, baik secara fisik maupun secara fungsional, harus dipersipakan dengan matang jika akan mengimplementasikan sistem informasi manajemen dalam organisasi.

Beberapa manfaat dari implementasi sistem informasi manajemen dalam organisasi menurut rohmat taufiq (2013) dalam bukunya yang berjudul sistem informasi manajemen adalah sebagai berikut.

a)      Meningkatkan aksesbilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pengguna.

b)      Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi.

c)      Mengembangkan proses perencanaan yang efektif

d)     Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

e)      Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

f)       Mengantisipasi dan memahami konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.

g)      Memperbaiki produktivitas aplikasi dalam pengembangan dan pemeliharaan sistem.

h)      Organisasi menggunakan sistem informasi manajemen untuk mengolah transaksi–transaksi mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan.

2.4. Jenis-Jenis Sistem Informasi

Pengelompokan sitem informasi dapat diklasifikasikan sebagai berikut.

1. Level organisasi

·           Sistem informasi departemen, yaitu sistem informasi yang hanya digunakan dalam sebuah departemen. Contoh: aplikasi pemantauan kinerja pegawai yang digunakan departemen SDM.

·           Sistem informasi perusahaan, yaitu sebuah sistem terpadu yang dapat dipakai sejumlah departemen secara bersama-sama. Contoh : sistem informasi di perguruan tinggi.

·           Sistem informasi antar organisasi, yaitu sistem informasi yang menggabungkan dua organisasi atau lebih. Contoh: sistem informasi revarsi hotel.

2. Area fungsional

·           Sistem informasi akuntansi yaitu, sistem informasi yang dirancang untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi.

·           Sistem informasi manufaktur, yaitu sistem informasi yang mengendalikan seluruh kegiatan terkait dengan perencanaan dan pengendalian proses untuk memproduksi barang atau jasa.

·           Sistem informasi keuangan yaitu, sistem informasi yang mengelola asset-aset keuangan perusahaan.

·           Sistem informasi pemasaran yaitu, sistem informasi yang menyediakan informasi mengenai pemasaran terkait pemasaran serta mendukung keputusan terkait dengan kegiatan pemasaran produk atau jasa yang dihasilkan perusahaan.

·           Sistem informasi SDM, yaitu sistem informasi yang terkait dengan pengelolaan SDM perusahaan.

·           Sistem informasi pelayanan yaitu sistem informasi yang terkait dengan pelayanan perusahaan pada pelanggan agar cepat dan mudah mendapatkan infomasi.

3. Dukungan yang tersedia

·           Sistem informasi pemrosesan transaksi yaitu sistem informasi yang berfungsi menghimpun dan menyimpan informasi transaksi.

·           Sistem infomasi manajemen, yaitu sistem informasi yang mengonversi data yang berasal dari sitem informasi pemrosesan transaksi menjadi informasi yang berguna untuk mengelola perusahaan dan memantau kinerja.

·           Sistem informasi otomasi perkantoran, yaitu sistem infomasi yang menyediakan fasilitas untuk memproses dokumen ataupun pesan-pesan sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan efektif.

·           Sistem informasi pendukung keputusan yaitu sistem infomasi yang berfungsi membantu dalam pengambilan keputusan dengan menyediakan informasi, model atau perangkat untuk menganalisis informasi.

·           Sistem informasi eksekutif yaitu, sistem informasi yang berfungsi menyediakan informasi yang mudah diakses dan bersifat interaktif tanpa mengharuskan eksekutif menjadi ahli analisisis.

·           Sitem informasi pendukung kelompok, yaitu sistem informasi yang mendukung sejumlah orang yang bekerja dalam suatu kelompok. Sistem ini mencakup penggunaan teknologi presentasi, pengaksesan basis data pada komputer, dan kemampuan yang memungkinkan peserta pertemuan dapat berkomunikasi secara elektronis.

·           Sistem informasi pendukung cerdas, yaitu sistem informasi yang biasa diunakan dalam aplikasi bisnis.

4. Aktivitas manajemen

·           Sistem informasi pengetahuan yaitu sistem informasi yang mendukung aktivitas pekerja berpengetahuan.

·           Sistem informasi opersaional yaitu sistem informasi yang berurusan dengan operasioanal sehari-hari.

·           Sistem informasi manajerial yaitu sistem informasi yang menyediakan hal-hal yang bersifat manejerial, seperti ringkasan statistik, laporan periodik, analisis perbandingan, dan lain-lain.

·           Sistem informasi strategis yaitu sistem informasi yang digunakan untuk menangani masalah-masalah strategis dalam perusahaan. Sistem ini bermanfaat untuk mendukung operasi dan proses-proses manajemen.

5. Arsitektur sistem

·           Sistem berbasis mainframe

Yaitu sistem yang berbasis pada poenggunaan komputer yang umumnya digunakan oleh perusahaan skala besar untuk mendukung operasionalnya. Beberapa aplikasi yang ditangani adalah pengolahan database berkapasitas besar, seperti sensus penduduk, pemilihan umum, atau transaksi finansial berkapasitas besar milik perbankan atau asuransi.

·           Sistem komputer pribadi

Yaitu sistem informasi pribadi yang hanya melibatkan seorang pengguna sistem dan sebuah komputer, tanpa melibatkan fasilitas jaringan dan komunikasi.

·           Sistem tersebar atau komputasi jaeingan

Yaitu sistem penghubung yang memungkinkan sumber daya digunakan secara bersama atau diakses oleh sejumlah pengguna sistem.

2.5. Bentuk Umum Dari Suatu Sistem

Bentuk umum dari suatu sistem terdiri atas masukan (input), proses, dan keluaran (output).

1. Masukan (input) merupakan semua kegiatan pencatatan, pengetikan, pengeditan, atau kegiatan penginputan data, baik data fisik maupun data nonfisik atau logis. Data fisik dapat berupa berkas atau laporan, sedangkan data nonfisik atau logis dapat berupa data yang berasal dari CD, disket, flashdisk, atau tempat penyimpanan lainnya. Ketepatan dalam menginput data akan sangat menentukan keakuratan informasi yang dihasilkan oleh sistem.
2. Selanjutkan akan dilakukan proses pengolahan yang merupakan kegiatan mengubah input menjadi output yang memiliki nilai tambah atau nilai guna.
3. Output merupakan hasil dari kegiatan input yang sudah diproses. Output merupakan informasi yang dapat digunakan oleh pengguna. Output yang baik akan menghasilkan informasi yang berkualitas, relevan, lengkap dan tepat waktu.

Contoh pelaksanaan sistem dalam aplikasi kegiatan adminidtrasi perkantoran antara lain dalam kegiatan penanganan perjalanan dinas pimpinan. Inputnya adalah surat undangan untuk mengikuti kegiatan di luar kota dan perintah dari pimpinan untuk menangani kegiatan tersebut. Input tersebut diproses untuk kebutuhan akomodasi, transportasi hingga administrasi yang dibutuhkan oleh pimpinan sehingga output yang akan muncul adalah seluruh kebutuhan pimpinan untuk melaksanakan perjalanan dinas sudah siap dari mulai administrasi, hotel/akomodasi, transportasi hingga daftar perjalanan pimpinan.

2.6. Pengendalian informasi

Pengendalian dilakukan tidak hanya untuk mencari kekeliruan, tetapi juga berusaha untuk menghindari terjadinya kesalahan-kesalahn serta memperbaikinya jika terjadi kesalahan. Pengendalian informasi merupakan proses pemantauan untuk mendapatkan kegunaan informasi yang maksimal.

Langkah-langkah pengendalian infomasi adalah sebagai berukut.

1. Menentukan standar acuan yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian.
2. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.
3. Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar atau acuan untuk menentukan ada-tidaknya terdapat penyimpangan.
4. Melakukan tindakan perbaikan jika terdapat penyimpangan agar tujuan dari informasi tetap terjaga.

2.7. Perkembangan Sistem Informasi Manajemen

Dalam era saat ini perkembangan teknologi informasi external (diluar lingkungan perkantoran) harus selalu diikuti oleh perkembangan teknologi yang ada atau yang sedang dikembangkan didalam internal perkantoran. Perkembangan dalam teknologi informasi sangat berperan penting dalam mendukung pengembangan Sistem informasi manajemen perkantoran, dalam pengembangannya melibatkan beberapa faktor yaitu, pelaku Sistem dan media / sarana pendukung yang memadai untuk mampu memenuhi kebutuhan infrastruktur didalam sistem yang akan dikembangkan. Misalnya menggunakan Hardware dan Software yang tepat guna untuk mencapai tujuan dari pada Sistem tersebut dikembangkan.

Suatu Sistem informasi manajemen perkantoran didalamnya terdapat beberapa elemen diantaranya adalah obyek informasi, media informasi. Informasi ada bemacam-macam jenisnya, diantaranya adalah Audio, Visual, Audio Visual dan sebagainya. Dari jenis Informasi yang bermacam-macam maka media yang digunakan pun juga bermacam-macam sesuai dengan jenisnya. Dalam perkantoran misalnya, Computer, Telepon, Fax, Email, Blog, Website dan sebagainya. Media-media tersebut bersifat general didalam Sistem informasi manajemen perkantoran mempunyai sistem khusus yang disesuaikan dengan kebutuhan aktifitas perkantoran. Sistem yang digunakan misalnya mengunakan media jaringan komputer yang mempunyai Database ynag digunakan untuk pemrograman informasi yang akan di akses didalam sistem tersebut.

            Dalam Sistem informasi manajemen perkantoran yang menggunakan sistem tersebut bisa kita sebut sebagai pengguna sistem diantaranya adalah pengelola Sistem, sumber informasi atau pemberi informasi dan pemakai atau penerima informasi. Dalam Perkantoran pengelola Sistem biasa dilakukan oleh personil Technology Information (TI), sedangkan sumber atau pemberi informasi dilakukan oleh siapa saja yang beraktifitas didalam perkantoran tersebut begitu juga untuk penerima informasi. Batasan-batasan atau garis wewenang pengguna Sistem informasi manajemen perkantoran, tidak bisa diuraikan secara mendetil karena pengaturannya disesuaikan dengan tugas dan tanggungjawab pengguna sistem tersebut, dalam hal ini ditentukan oleh manajemen dari organisasi perkantoran tersebut.

2.8. Kelebihan dan Kekurangan Sistem Informasi Manajemen

Kelebihan Sistem Informasi Manajemen:  

1. Meningkatkan efisiensi operasional Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-cost leadership). Dengan menanamkan investasi pada teknologi system informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar. Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.
2. Memperkenalkan inovasi dalam bisnis. Penggunaan ATM (automated teller machine) dalam perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanyaATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun. Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran(switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Sebuah contoh yang bagus dari hal ini adalah system reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen perjalanan oleh  perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi tersebut,maka mereka akan segan utnuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain.
3. Membangun sumber-sumber informasi strategis. Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users.

Kelemahan Sistem Informasi Manajemen:

1. Dapat memberikan dampak bagi lingkungan sosial seperti pengurangan tenaga kerja, sehingga dapat menambah angka pengangguran. Fungsi manusia sebagai tenaga kerja banyak tergantikan oleh teknologi-teknologi yang ada. Karena dengan teknologi tersebut perusahaan merasa lebih di untungkan.
2. Selain itu dengan adanya Sistem Informasi Manajemen tersebut membuat ketergantungan manusia terhadap Sistem Informasi Manajemen tersebut, sehingga mengesampingkan rasionalitas manusia itu sendiri.

BAB III

PENUTUP

3.1.Kesimpulan

Sistem informasi sangat berperan penting dalam kehidupan, terutama dalam dunia perkantoran. Dimana sistem informasi itu memiliki berbagai fungsi yang sangat membatu dalam proses kegiatan kantor, seperti Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barangyang tersedia. Dengan adanya sistem informasi, penyampaian informasi ke segala arah dan tujuan dapat tercapai serta tepat sasaran dalam penyampaian informasi tersebut.

3.2.Saran

Penggunaan system informasi dengan baik dan sesuai kadar serta fungsinya akan membuat system informasi itu dapat dimanfaatkan secara optimal.