ETIKA PROFESI : Perencanaan Dan Efisiensi Pekerjaan

1. PERENCANAAN KERJA  

Pengertian

Perencanaan adalah berfikir ke depan mengenai jalannya kegiatan yang akan dilakukan dengan mempertimbangkan segala faktor yang terkait dan ditujukan kepada sasaran tertentu dan terukur yang telah ditetapkan sebelumnya. Dengan melakukan perencanaan secara matang, maka perusahaan akan siap menghadapi berbagai kendala dan rintangan karena telah diperhitungkan sebelumnya melalui perencaan.

Dengan demikian perencanaan pekerjaan merupakan pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan apa yang harus dilakukan, kapan, di mana, bagaimana dan oleh siapa pekerjaan tersebut dilakukan. Dengan kata lain perencanaan pekerjaan adalah proses kegiatan untuk menentukan tindakan-tindakan (kebijakan) yang akan dilaksanakan dalam mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.

Dalam melakukan perencanaan terdapat beberapa syarat yang harus diketahui sebelumnya, yaitu:

a.       Menentukan tujuan, yaitu sasaran spesifik dan terukur yang akan dicapai pada waktu yang akan datang.

b.      Menetapkan kegiatan yang akan dilakukan, yaitu dengan menganalisis faktor terkait.

c.       Waktu yang diperlukan untuk mewujudkannya, apakah dalam jangka panjang atau pendek.

d.      Pengaturan pelaksanaan, yaitu bagaimana cara melaksanakan perencanaan tersebut.

Albert Silalahi (1987: 167), menjelaskan bahwa tujuan perencanaan adalah sebagai berikut:

a.    Perencanaan adalah jalan atau cara untuk mengantifikasi dan merekam perubahan (a way to anticipate and offset change).

b.    Perencanaan memberikan pengarahan (direction) kepada administrator-administrator maupun non-administrator.

c.    Perencanaan juga dapat menhindari atau setidak-tidaknya memperkecil tumpang-tindih dan pemborosan (wasteful) pelaksanaan aktivitas-aktivitas.

d.    Perencanaan menetapkan tujuan-tujuan dan standar-standar yang akan digunakan untuk memudahkan pengawasan.

Sejalan dengan apa yang dikemukakan di atas, maka perlu diketahui fungsi-fungsi dari planning itu sendiri, yaitu:

a.    Menentukan titik tolak dan tujuan usaha.

Tujuan adalah sesuatu yang ingin dicapai sehingga merupakan sasaran, sedangkan perencanaan adalah alat untuk mencapai sasaran tersebut. Setiap usaha yang baik harus memiliki titik tolak, landasan dan tujuannya. Misalnya seseorang ingin pergi dari Bandung ke Surabaya naik kereta api. Di sini Surabaya merupakan tujuan, sedangkan kereta api merupakan perencanaan atau alat mencapai sasaran tersebut.

b.    Memberikan pedoman, pegangan dan arah.

Suatu perusahaan harus mengadakan perencanaan apabila hendak mencapai suatu tujuan. Tanpa perencanaan, suatu perusahaan tidak akan memiliki pedoman, pegangan dan arahan dalam melaksanakan aktivitas kegiatannya. Misalnya seorang pilot terbang melintasi Samudera tanpa mengetahui apakah ia ingin menuju ke Inggris, Belanda atau Australia, maka ia akan berada di dalam ketidak-pastian.

c.    Mencegah pemborosan waktu, tenaga dan material.

Dalam menetapkan alternatif dalam perencanaan, kita harus mampu menilai apakah alternatif yang dikemukakan realistis atau tidak atau dengan kata lain, apakah masih dalam batas kemampuan kita serta dapat mencapai tujuan yang kita tetapkan. Misalnya suatu perusahaan menetapkan tujuan bahwa omzet penjualan untuk tahun yang akan datang dinaikkan sebanyak 10%. Untuk itu ditetapkan alternatif media promosi antara lain radio, majalah dan surat kabar. Karena keterbatasan dana yang dimiliki, pilihan jatuh pada surat kabar karena dianggap realitas dan paling ekonomis. Tetapi selain itu, perencanaan yang baik memerlukan pemikiran lebih lanjut tentang surat kabar apa, hari pertemuannya dan judul iklan.

d.    Memudahkan pengawasan.

Dengan adanya planning, kita dapat mengetahui penyelewengan yang terjadi karena planning merupakan pedoman dan patokan dalam melakukan suatu usaha. Agar dapat membuat perencanaan yang baik, maka manajer memerlukan data-data yang lengkap, dapat dipercaya serta aktual.

e.    Kemampuan evaluasi yang teratur.

Dengan adanya planning, kita dapat mengetahui apakah usaha yang kita lakukakn sudah sesuai dengan tujuan yang ingin kita capai. Sehingga tidak terjadi under planning dan over planning.

f.     Sebagai alat koordinasi.

Perencanaan dalam suatu perusahaan kadang-kadang begitu kompleks, karena untuk perencanaan tersebut meliputi berbagai bidang di mana tanpa koordinasi yang baik dapat menimbulkan benturan-benturan yang akibatnya dapat cukup parah. Dapat kita misalkan, perjalanan suatu kereta api yang dengan tanpa adanya koordinasi yang baik, kemungkinan akan terjadi tabrakan atau harus menunggu terlalu lama pada simpangan-simpangan.

Prinsip-Prinsip Perencanaan

            Perencanaan dilakukan sebelum menjalankan suatu kegiatan. Oleh karenanya agar sesuai denngan tujuan yang mengharapkan , dalam merencanakan sesuatu perlu berpegangan kepada beberapa prinsip perencanaan, yaitu sebagai berikut

a.       Kontinuitas

Perencanaan yang baik harus dibuat dan dipersiapkan untuk tindakan terus-menerus dan berkesinambungan, dan perlu pemikiran peningkatan dan perbaikan di masa yang akan datang. Hal ini hanya bisa terwujud melalui perencanaan yang berdasarkan evaluasi dan adaptasi terhadap segala perubahan yang terjadi.

b.      Berdasarkan fakta hari ini dan perkiraan situasi di masa yang akan datang

Perencaan tanpa didukung dengan fakta (data) yang sesuai dengan kebutuhan tidak akan mampu memberikan hasil yang terbaik. Oleh karena perlu data-data pendukung guna membuat suatu perencanaan sehingga rencana bisa dilakukan dengan baik.

c.       Futuritas

Perencanaan selalu berkaitan dengan masa depan. Perencanaan juga harus memperhatikan berbagai sumber, informasi seputar kinerja perusahaan pada masa lalu dan sekarang, serta prediksi peristiwa yang mungkin akan menerpa perusahaan, baik berbagai kesempatan untuk mencapai target perusahaan maupun berbagai rintangan yang bisa menghalangi terwujudnya target perusahaan.

d.      Fleksibilitas

Fleksibilitas artinya perencanaan mudah diakomodasikan dengan berbagai kondisi yang baru dan perubahan-perubahan masa depan yang belum diketahui waktu memulai perencanaan. Perencanaan dibuat bukan untuk waktu yang relatif singkat, tetapi diproyeksi kan untuk wadah tertentu (misalnya 1 tahun atau 2 tahun), maka dalam membuat perencanaan perlu diperkirakan gar mungkin untuk melakukan penyempurnaan dan pengembangan.

e.       Reliabilitas

Perencanaan harus realistis dalam mencapai target yang ditentukan dengan mempertimbangakan berbagai sarana pendukung yang ada. Artinya, perencanaan itu disesuaikan dengan kondisi perusahaan, baik kondisi finansial maupun SDM dan berbagai kondisi internal lainnya. Perencanaan tidak realistis akan kontraproduktif ketika para staf tidak mampu menjalankannya. Konsekuensinya, karyawan akan hilang kepercayaan diri atau tidak percaya kepada kemampuan manajerial pemimpinnya.

Langkah-Langkah Perencanaan

Dalam merencanakan perlu melalui beberapa langkah-langkah berikut ini.

a.       Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah menentukan kebutuhan dan tujuan yang akan dicapai dari suatu kegiatan yang akan dilakukan.

b.      Langkah selanjutnya akan melakukan observasi dan penelitian terhadap informasi yang sudah dikumpulkan. Kemudian lakukan analisis dari berbagai informasi tersebut dan juga analisis terhadap hasil kerja masa lalu kalau tersedia. Dari hasil analisis tersebut di atas maka tentukan juga perencanaan alternatif yang sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

c.       Identifikasi kondisi lingkungan yang berkaitan dengan pekerjaan, baik kondisi finansial maupun SDM, serta faktor-faktor yang dapat mempengaruhi dari berbagai kondisi yang ada kemudian pelajari.

d.      Buatlah hubungan di antara semua hal tersebut di atas dan sinergikanlah sehingga menjadi satu kesatuan yang utuh dan akan menjadi landasan operasional kerja.

e.       Berdasarkan perbandingan terhadap alternatif yang dipilih, selanjutnya lakukan penilaian apakah sudah sesuai dengan tuntutan yang diinginkan. Kalau memang sudah sesuai maka langkah berikutnya adalah melaksanakan perencanaan.

Cara menyusun perencanaan juga bisa menggunakan formula 5W+1H, yaitu sebagai berikut:

1. W1 (What/Apa)

Artinya rencana apa yang akan disusun. Biasanya hal ini dilakukan dengan mengajukan pertanyaan, misalnya apa tujuan yang akan dicapai. Umpamanya bila tujuan yang akan dicapai adalah mendirikan usaha, maka pertanyaanya adalah apa produk yang laku dijual di pasar atau apa yang dibutuhkan konsumen saat ini.

2. W2 (When/Kapan)

Maksudnya, kapan suatu rencana dilaksanakan. Untuk melaksanakan suatu rencana perlu disusun jadwal waktu yang tepat dari setiap jenis pekerjaan yang akan dilakukan, umpamanya:

1)      Kapan saat yang tepat untuk memulai?

Jawaban dari pertanyaan ini akan mengarahkan kepada saat yang tepat untuk memulai suatu usaha dengan berbagai pertimbangan, baik kemampuan yang dimiliki (tempat usaha/modal usaha) maupun kemungkinan persaingan.

2)      Kapan saat untuk melakukan promosi?

Melakukan promosi juga perlu dipikirkan kapan saat yang tepat sehingga promosi yang dilakukan tidak sia-sia.

3)      Kapan saat menyelesaikan pekerjaan?

Waktu saat menyelesaikan setiap pekerjaan perlu ditentukan kapan setiap agar pekerjaan berikutnya tidak terganggu.

4)      Kapan saat untuk membeli bahan?

Bahan juga dapat mengakibatkan pekerjaan tertunda. Oleh karenanya/penjadwalan kapan saat yang tepat membeli bahan perlu ditetapkan sedemikian rupa agar tidak terjadi penyimpangan dan memperlambat pekerjaan.

3. W3 (Where/Dimana)

Dengan kata where kita dapat menganalisis aspek-aspek yang dibutuhkan agar perencanaan yang disusun lebih sempurna, umpamanya:

1)      Di mana lokasi usaha didirikan?

Menentukan lokasi usaha diperlukan berbagai informasi/misalnya di mana saingan mendirikan usahanya atau dimana tempat yang strategis untuk mendirikan usaha/agar lebih dekat dengan konsumen.

2)      Di mana membeli bahan yang dibutuhkan?

Tempat membeli bahan dibutuhkan perlu ditentukan/selain dekat dengan lokasi perusahaan/juga harganya murah dibanding tempat lain.

3)      Di mana promosi dilakukan?

Promosi yang dilakukan dapat mencapai sasaran yang dituju apabila promosi yang dilakukan pada tempat yang tepat.

4)      Di mana pesaing menjual produknya?

Tempat pesaing menjual produknya perlu diketahui karena dengan mengetahui-nya sangat bermanfaat bagi pemasaran produk.

4. W4 (Why/mengapa)

Selanjutnya, penyusun rencana harus mengetahui mengapa dibutuhkannya suatu produk tertentu, mengapa membuka usaha tersebut, dan mengapa memilih lokasi di suatu tempat tertentu.

5. W5 (Who/siapa)

Kata who terkait dengan siapa yang akan melaksanakan rencana tersebut. Seberapa banyak karyawan digunakan untuk mencapai tujuan yang tentu saja harus disesuaikan dengan besarnya pekerjaan yang akan dilaksanakan.

6. H (How/bagaimana)

Pertanyaan tentang bagaimana, sangat membantu bagi penyusunan rencana untuk mengetahui cara menyelesaikan pekerjaan, misalnya bagaimana cara membeli bahan baku, bagaimana cara mengangkut hasil produksi, dan bagaimana menjual hasil produksi.

Perencanaan sangat penting bagi perusahaan dalam mencapai tujuan yang diinginkan. Dengan adanya perencanaan, tujuan yang hendak dicapai akan diraih dengan cara yang lebih baik, lebih terarah dan efektif. Dengan demikian, perencanaan memiliki beberapa keuntungan, antara lain sebagai berikut.

1. Dengan adanya perencanaan perusahaan terhindar dari sikap tergesa-gesa dan pengambilan keputusan secara emosional. Selain itu, perusahaan juga bisa menghindarkan diri dari berbagai kesalahan dan menghemat tenaga serta biaya saat menghadapi ketidakpastian pada masa mendatang.
2. Mendorong adanya komunikasi antar individu dan antar berbagai lini agar bisa bekerja sama dalam mengejar target sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
3. Mencerminkan sikap ekonomis karena dalam menentukan target serta biaya yang dikeluarkan, akan disesuaikan dengan sikap hemat, baik hemat biaya maupun SDM.
4. Membantu perusahaan agar lebih siap menghadapi berbagai perubahan.
5. Menjauhi berbagai masalah yang mungkin terjadi pada masa mendatang.
6. Menentukan tujuan secara realistis sesuai dengan berbagai perubahan yang mungkin terjadi.

Hambatan Perencanaan

• Hambatan dari pihak manajer 
• Takut menghadapi resiko/kegagalan
• Kurang adanya pengetahuan tentang organisasi
• Kurang memahami tentang lingkungan
• Kurang percaya bahwa organisasinya mampu mencapai sasaran
• Hambatan dari pihak pelaksana

- Keterikatan pada program

- Penetapan sasaran tingkat puncak 

- Sasaran-sasaran individu

- Peran serta dari karyawan dan manajer 

- Pengkajian kembali hasil pelaksanaan

Pembuat Perencanaan

1. Panitia Perencanaan

Panitia ini terdiri dari beberapa unsur yang mewakili beberapa pihak, yang masing-masing membawakan misinya untuk menghasilkan suatu rencana, dengan harapan rencana yang dibuat akan lebih baik.

2. Bagian Perencanaan

Seringkali tugas perencanaan, merupakan tugas rutin dalam suatu organisasi atau perusahaan. Ini merupakan satu unit dalam suatu organisasi yang bertugas khusus membuat rencana. Jadi disini tidak ada unsur perwakilan yang mewakili suatu bagian dalam organisasi.

3. Tenaga Staf
   Pada sebuah organisasi atau perusahaan ada dua kelompok fungsional yaitu :
   • Pelaksana, tidak disamakan dengan pimpinan yaitu kelompok yang langsung menangani pekerjaan.
   • Staf (pemikir) yaitu kelompok yang tidak secara langsung menghasilkan barang atau produk perusahaan, tugasnya menganalisa fakta-fakta untuk kemudian merencanakan sesuatu guna.
   
   

Sifat – Sifat Perencanaan

a.   Menyangkut kurun waktu yang panjang 

b.   Menyangkut persoalan dasar organisasi

c.     Memberikan kerangka dasar dalam pengambilan keputusan manajerial sehari-hari

d.    Sebagai alat pemersatu dalam pengambilan keputusane. Pada umumnya perencanaan strategis merupakan kegiatan manajemen puncak 

Bentuk-bentuk Perencanaan
1. Rencana Global (Global Plan)

Bagian dari rencana global yang lebih terperinci. Dimana dengan menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan untuk mencapai rencana global, dimensi waktunya adalah jangka panjang. Dalam pencapaiannya dilakukan dengan sistem prioritas, yakni mana yang akan dicapai terlebih dahulu.

Analisa penyusunan recana global terdiri atas:
- Strenght yaitu kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan
- Weaknesses, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan.
- Opportunity yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi
- Treath yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi.

2. Rencana Stategik (Strategic Plan)

Merupakan proses prencanaan jangka panjang yang tersusun dan digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Tiga alasan penggunaan perencanaan strategic ini yaitu:

a. Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan
b. Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.
c. Titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi.

3. Rencana Operasional ( Operational Plan )

Rencana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek.
- Rencana sekali pakai ( single use plan ) yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan dan ini sifatnya lebih terperinci hanya sekali pakai, misalnya rencana pembelian dan pemasangan mesin komputer dalam suatu perusahaan.
- Rencana Tetap ( Standing Plan ) yaitu berupa pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan-penanganan situasi yang dapat diperkirakan terlebih dahulu dan akan terjadi berulang-ulang.

Jenis-Jenis Perencanaan

·         Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku di seluruh lapisan organisasi sedangkan rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.

·         Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan jangka waktu tiga tahun, rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun. Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate time frame.

·         Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik. Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail. Misalnya seorang manajer menyuruh karyawannya untuk "meningkatkan profit 15%." Manajer tidak memberi tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai 15% itu. Rencana seperti ini sangat fleksibel, namun tingkat ambiguitasnya tinggi. Sedangkan rencana spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Selain menyuruh karyawan untuk "meningkatkan profit 15%," ia juga memberikan perintah mendetail, misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya, dan lain-lain.

·         berdasarkan frekuensi penggunannya, yaitu single use atau standing. Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali saja. Contohnya adalah "membangun 6 buah pabrik di China atau "mencapai penjualan 1.000.000 unit pada tahun 2006." Sedangkan standing plans adalah rencana yang berjalan selama perusahaan tersebut berdiri, yang termasuk di dalamnya adalah prosedur, peraturan, kebijakan, dll.

   II.            EFISIENSI PEKERJAAN

Pengertian

Efisiensi berkaitan dengan menghasilkan sesuatu/produksi yang optimal dengan tidak membuang sumber daya dalam proses pengerjaannya. Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan tenaga yang sedikit mungkin dengan hasil yang tetap sama. Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh semua karyawan untuk semua pekerjaan yang kecil maupun yang besar. Sehingga dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas dengan menghemat tenaga, waktu, biaya, bahan dan lainnya.

            Bila seorang karyawan harus segera menyelesaikan pekerjaannya dalam waktu yang singkat, maka karyawan tersebut harus dapat meningkatkan kecepatan dalam bekerja, tetapi harus tetap menjaga mutu hasil kerjanya. Oleh karenanya, karyawan yang tidak efisien akan kekurangan waktu dalam menyelesaikan pekerjaannya, sedangkan karyawan yang efisien akan kekurangan pekerjaan untuk menghabiskan waktunya.

            Dengan demikian, efisiensi kerja merupakan pelaksanaan kerja dengan cara tertentu, tanpa mengurangi tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Cara pelaksanaan kerja tersebut merupakan cara termudah untuk mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya dan terpendek jaraknya.

            Karyawan yang efisien tidak akan mengeluh walaupun banyak yang harus dikerjakannya, tetapi karyawan yang tidak efisien akan mengeluh walopun sedikit yang harus dikerjakannya. Cara kerja yang efisien hendaknya perlu diterapkan secara terus menerus agar jiwa efisiensi dapat dimiliki dan diterapkan dalam melaksanakan pekerjaan.

Azas-azas Efisiensi Kerja

            Untuk menerapkan efisiensi dalam bekerja ini karyawan perlu mengetahui asas-asas efisiensi bagi pekerjaan yaitu sebagai berikut.

a)      Azas Perencanaan

Perencanaan berarti menggambarkan suatu tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan. Perencanaan ini sangat penting agar efisiensi dapat dilakukan karena tindakan yang akan dilakukan telah direncanakan sebelumnya.

b)      Azas Penyederhanaan

Menyederhanakan berarti membuat suatu sistem yang rumit atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudah atau ringan.

c)      Azas penghematan

Menghemat berarti mencegah pemakaian benda/bahan secara berlebihan sehingga biaya pekerjaan menjadi lebih minim.

d)     Azas Penghapusan

Menghapuskan berarti meniadakan kegiatan yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan yang dianggap kurang perlu, atau yang tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai.

e)      Azas Penggabungan

Menggabungkan berarti menyatukan pekerjaan yang memiliki persamaan kegiatan atau bahan yang mungkin dapat dikerjakan sekaligus dalam satu langkah sehingga dapat menghemat waktu kerja.

Syarat Efisiensi Kerja

Untuk mencapai efisiensi kerja tersebut diperlukan beberapa syarat berikut ini:

a.       Berhasil guna/efektif

Syarat ini menyatakan bahwa kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat, dalam tercapai sesuai dengan waktu yang ditetapkan.

b.      Ekonomis

Syarat ekonomis menyatakan bahwa dalam usaha mencapai sesuatu yang efektif biaya, tenaga kerja, material, peralatan, waktu dan ruangan telah dimanfaatkan dengan tepat.

c.       Pelaksanaan Kerja yang dapat dipertanggungjawabkan

Syarat ini untuk membuktikan bahwa dalam pelaksanaan kerja sumber-sumber yang ada telah dimanfaatkan dengan tepat dan dapat dipertanggungjawabkan.

d.      Pembagian Kerja yang Nyata

Manusia mempunyai kemampuan yang terbatas sehingga tidak mungkin mengerjakan segala macam pekerjaan dengan baik. Hendaknya ada pembagian kerja yang nyata berdasarkan beban kerja, ukuran kemampuan kerja dan waktu yang tersedia.

e.       Rasionalisasi Wewenang dan Tanggung jawab

Wewenang harus seimbang dengan tanggung jawab seseorang, artinya jangan sampai terjadi seseorang mempunyai wewenang yang lebih besar dari tanggung jawabnya, atau sebaliknya jangan sampai terjadi lebih kecil tanggung jawabnya.

f.       Prosedur Kerja yang Praktis

Artinya bahwa pelaksanaan kerja harus merupakan kegiatan operasional yang dapat dilaksanakan dengan lancar, dapat dipertanggungjawabkan serta pelayanan kerja memuaskan.

Sumber Efisiensi Kerja

            Sumber efisiensi kerja adalah manusia karena dengan alat pikiran dan pengetahuan yang ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Sumber efisiensi kerja yang melekat pada manusia adalah kesadaran, keahlian dan disiplin.

a.       Kesadaran

                 Kesadaran terhadap arti dan makna efisiensi sangat membantu usaha ke arah efisiensi kerja. Kesadaran mendorong seseorang berkeinginan membangkitkan kehendak guna melakukan sesuatu. Efisiensi kerja erat kaitannya dengan tingkah laku dan sikap hidup seseorang. Artinya bahwa tingkah laku dan sikap hidup seseorang dapat mengarah kepada perbutan yang efisien atau sebaliknya. Oleh karena itu, penerapan efisiensi kerja tidak dapat diharapkan timbul ketika pada seseorang, melainkan merupakan hasil dari proses yang panjang. Kesadaran sebagai salah satu sumber efisiensi perlu secara terus-menerus dipupuk agar usaha dapat berhasil tanpa pemborosan tenaga, biaya dan waktu.

b.      Keahlian

                 Suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang ahli hasilnya akan lebih baik dan lebih cepat daripada apabila pekerjaan tersebut dilakukan oleh orang yang bukan ahlinya. Unsur keahlian dalam efisiensi kerja melekat pada manusia, sama halnya dengan unsur kesadaran. Keahlian manusia di bidang tertentu perlu ditunjang denga peralatan, agar efisiensi kerja yang akan dicapai dapat lebih tinggi daripada tanpa menggunakan alat. Sebab keahlian tanpa ditunjang oleh fasilitas yang memadai tidak mungkin diterapkan untuk dapat menghasilkan yang terbaik. Tetapi keahlian itu sendiri  sudah merupakan jaminan akan didapatkannya hasil yang efisien.

                 Masalah keahlian di dalam suatu kegiatan/pekerjaan dewasa ini, telah berkembang sehingga menrut adanya keahlian untuk masing-masing bidang pekerjaan. Perkembangan pekerjaan yang menjurus ke arah spesialisasi mensyaratkan adanya tenaga ahli. Semakin banyak spesialisasi diciptakan dan semakin banyak pula keahlian yang diperlukan sesuai tuntutan yang ada. Seorang pakar dalam bidang tertentu, akan mampu memperkirakan dengan tepat kerusakan pada sebuah mesin hanya karena mendengar suara mesinnya, tetapi seorang yang bukan pakarnya tidak dapat memperkirakan tanpa membongkar lebih dahulu mesin tersebut. Dari contoh tersebut, dapat kita lihat perbedaan dalam efisiensi kerja. Sehubungan dengan hal tersebut maka faktor yang sangat erat hubungannya dengan keahlian adalah penempatan orang yang tepat pada suatu pekerjaan.

c.       Disiplin

                 Disiplin erat hubungannya dengan kesadaran, sebab disiplin timbul dari kesadaran. Kesadaran belum memerlukan waktu lama dan agak sulit dilaksanakan, tetapi disiplin dapat ditumbuhkan dalam waktu yang singkat dan pada awalnya dapat dipaksakan dengan suatu aturan. Di tempat kerja terdapat berbagai aturan yang menuntut adanya disiplin pegawai dengan berbagai sanksinya. Usaha untuk menciptakan disiplin pada organisasi antara lain dilakukan melalui penyebaran tugas dan wewenang yang jelas, tata cara atau tata kerja (prosedur) yang sederhana tetapi memadai yang dapat diketahui dan dipahami oleh tiap karyawan sehingga mereka bisa melaksanakan disiplin tersebut.

Upaya lain yang perlu dilaksanakan adalah menciptakan keseimbangan antara kepentingan organisasi dengan kepentingan pribadi karyawan. Untuk dapat menciptakan keseimbangan kepentingan tersebut, banyak hal yang perlu diperhatikan, misalnya gaji/pendapatan, penghargaan, pendidikan dan latihan, fasilitas, rekreasi, dan hal-hal yang menyangkut segi kemanusiaan karyawan. Apabila upaya tersebut dapat diwujudkan dengan baik, maka disiplin organisasi dapat ditegakkan dan dipelihara sehingga semua pekerjaan dapat dilaksanakan dengan efisien.

Pedoman Efisiensi Kerja

Dalam rangka membantu menciptakan cara kerja yang efisien, diperlukan beberapa pedoman sebagai berikut.

a.       Mengubah pekerjaan rutin atau pekerjaan otak menjadi pekerjaan otomatis.

b.      Menggunakan tangan untuk bekerja dengan tanpa bantuan mata.

c.       Memiliki tempat tertentu untuk benda atau catatan

d.      Menyimpan benda yang benar-benar penting saja.

e.       Bekerjalah menurut rencana untuk mencapai hasil.

f.       Menyusun pekerjaan menurut rangkaian kerja yang tepat.

g.      Membiasakan mengambil keputusan seketika.

h.      Membiasakan memulai dan menyelesaikan pekerjaan seketika.

i.        Menggunakan catatan untuk membantu ingatan.

j.        Menggunakan tenaga lain atau pembantu untuk membantu menyelesaikan pekerjaan.

Menerapkan Efisiensi Kerja Di Kantor

            Dalam menciptakan efisiensi kerja, sebaiknya diteliti dan ditemukan tempat atau bagian-bagian yang sering mengalami inefisiensi terlebih dahulu sehingga efisiensi dapat diterapkan pada bagian-bagian yang mengalami inefisiensi tersebut. Dalam pekerjaan sehari-hari di kantor, umumnya inefisiensi terjadi dalam pemakaian alat tulis kantor dan pemeliharaan serta pemakaian barang kantor. Oleh karena itu, pada kedua bagian ini perlu diterapkan efisiensi.

a.       Efisiensi dalam Pemakaian Alat Tulis Kantor

1)      Jangan mudah membuang bahan, kecuali benar-benar tidak dapat digunaan lagi. Contoh: kertas yang terbuang percuma setiap hari karena kebiasaan membuang kertas padahal kertas masih bisa digunakan untuk keperluan lain.

2)      Memelihara alat kerja seperti komputer sesuai dengan kemampuan, misalnya dengan cara memakai alat kerja tersebut sesuai dengan tujuannya.

3)      Pakailah kertas konsep secara timbal balik.

4)      Pergunakan karbon dengan cermat.

5)      Hindarkan membuat tembusan surat dan lainnya yang berlebihan.

6)      Menggandakan surat secukupnya saja.

b.      Efisiensi dalam Pemeliharaan serta Pemakaian Barang Kantor

            Pemeliharaan adalah merawat benda/barang agar benda/barang tetap berada dalam kondisi yang terbaik dalam hal pemakaian atau dalam hal pemanfaatannya sehingga diperoleh hasil sesuai dengan fungsinya.

            Memelihara barang tidak bergerak, baik bergerak di tempat (berupa mesin) maupun bergerak dengan menempuh suatu jarak (mobil, motor, sepeda dan lain-lain). Pemeliharaan barang bergerak membutuhkan keahlian khusus dan frekuensi pemeliharaannya melebihi frekuensi pemeliharaan terhadap barang tidak bergerak. Artinya, frekuensi pemeliharaan barang yang bergerak lebih banyak dibandingkan barang tidak bergerak sehingga berpengaruh terhadap besarnya biaya pemeliharaan. Untuk menanggulangi besarnya biaya pemeliharaan tersebut, perlu diketahui beberapa hal yang menyebabkan terjadinya pemborosan dalam pemeliharaan barang sehingga meningkatkan jumlah biaya pemeliharaan, yaitu:

1)      Kelengahan pengelolaan bahan atau alat dalam proses produksi.

2)      Kelengahan dalam perlindungan barang terhadap udara, panas, debu, cairan dan lain-lain.

3)      Cara penggunaan atau pengoperasian mesin/alat yang tidak tepat.

4)      Pemakaian mesin atau barang yang tidak sesuai dengan tujuan.

5)      Pemakaian barang yang berlebihan dan kelebihan itu tidak dikembalikan atau dilaporkan.

6)      Pemakaian yang kasar dan ceroboh.

7)      Kesalahan dalam batas kecepatan atau kemampuan.

8)      Beban yang berlebih pada alat angkut yang menyebabkan alat cepat rusak.

9)      Kelalaian pengurusan barang atau mesin yang tidak dipakai.

10)  Kelalaian terhadap perbaikan kecil yang sebenarnya dapat dilakukan sendiri.

11)  Penghapusan barang sebelum waktunya.

12)  Hilangnya alat-alat kecil.

13)  Kelambatan dalam sistem laporan jika terjadi kerusakan pada mesin.

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja

            Dalam mewujudkan efisiensi dalam bekerja terdapat beberapa faktor yang mempengaruhinya. Menurut Ralph M. Barnes terhadap 3 faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja, yaitu gerakan tubuh pengaturan tempat kerja, dan penggunaan alat kerja. Menurut The Liang Gie juga terdapat 3 faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja, yaitu kemauan, kemampuan dan kemahiran.

            Secara lebih terperinci, faktor yang memengaruhi seseorang untuk dapat bekerja dengan efisien, di antaranya adalah sebagai berikut.

a.       Bentuk dan susunan serta permukaan meja kerja perlu dirancang dengan baik, agar dapat menghemat tenaga, usaha dan waktu. Contoh meja yang berbentuk L dan U dengan tempat mesin ketik atau komputer di sebelah kiri. Selain itu, permukaan meja harus halus agar karyawan bisa bekerja dengan nyaman.

b.      Kursi

Kursi hendaknya yang dapat berputar dan mempunyai sandaran tegak, agar karyawan dapat duduk dan mudah berputar apabila harus mengetik, mengangkat telepon atau menulis diatas meja tulisnya.

c.       Posisi Benda/Barang

Posisi  benda atau barang yang sering digunakan diatas meja dan segera simpan semua peralatan atau berkas yang tidak diperlukan lagi agar meja tetap rapi dan dapat digunakan untuk mengerjakan pekerjaan lainnya dengan efisien.

d.      Laci

Barang atau benda yang ada di dalam laci hendaknya disusun dengan penuh pertimbangan, disesuaikan dengan kepentingan masing-masing peralatan agar dapat dipergunakan secara efisien.