ETIKA PROFESI : PEDOMAN KERJA dan PROSEDUR KERJA

1. PEDOMAN KERJA dan PROSEDUR KERJA

1.1 Pedoman kerja

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia menyebutkan bahwa pedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah bagaimana sesuatu harus dilakukan atau hal (pokok) yang menjadi dasar (pegangan, petunjuk, dsb) untuk menentukan atau melaksanakan sesuatu. Yang berarti bahwa, pedoman kerja adalah hal yang menjadi dasar untuk melaksanakan kerja. Jadi, Pedoman kerja adalah suatu standar atau pedoman tertulis yang digunakan untuk mendorong dan menggerakan suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan organisasi atau perusahaan. Pedoman kerja juga merupakan tata cara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.

Berikut tujuan dari pedoman kerja :

a)      Memperjelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam orgaisasi.

b)      Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.

c)      Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas atau pegawai dari malpraktik atau kesalahan administrasi lainnya.

d)     Untuk menghindari kegagalan, kesalahan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi.

e)      Memperlancar tugas petugas tim/unit kerja Sebagai dasar hukum jika terjadi penyimpangan.

f)       Mengarahkan petugas untuk sama-sama disiplin.

g)      Sebagai pedoman melaksanakan pekerjaan rutin.

Pedoman kerja dibutuhkan kondisi sebagai berikut :

a)      Sebelum suatu pekerjaan dilakukan

b)      Ketika mengadakan penilaian apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik/tidak

c)     Ketika terjadi revisi, jika ada perubahan langkah kerja yang dapat mempengaruhi lingkungan kerja.

Dengan adanya pedoman kerja, maka terdapat beberapa keuntungan :

a)      Alat pendidikan, terutama bagi pegawai baru.

b)      Alat untuk menyelesaikan perselisihan dalam hubungan kerja.

c)      Alat untuk mengadakan pembagian kerja dan mengatur frekuensi kerja yang tepat.

d)     Alat untuk mengatur tata ruang kantor.

e)      Alat untuk menghindarkan adanya pekerjaan yang menumpuk.

f)       Alat perencanaan kerja dan pengembangannya di kemudian hari.

g)      Alat mengadakan klasifikasi,uraian, dan analisi jabatan.

h)      Alat menghemat waktu bagi pimpinan untuk mengetahui seluruh proses kerja.

i)        Alat untuk mempersiapkan mekanisme prosedur.

1.2 Prosedur Kerja

            Dalam menjalankan operasional perusahaan, peran pegawai memiliki kedudukan dan fungsi yang sangat signifikan. Oleh karena itu diperlukan standar prosedur kerja atau dikenal dengan Standar Operating Procedure (SOP) sebagai pedoman untuk melaksanakan segala kegiatan yang berhubungan dengan operasional perusahaan.

            Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian suatu bidang tugas. Tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas suatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu,ruang, dan biaya.      sistem kerja adalah rangkaian antara tata kerja dan prosedur kerja yang dapat membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka pelaksanaan bidang pekerjaan.

Berdasarkan pengertian yang ada maka manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya prosedur kerja adalah sebagai berikut:

a)      Sebagai pola kerja yang dapat menjabarkan tujuan,sasaran, program kerja,fungsi dan kebijakan kegiatan pelaksanaan nyata.

b)      Sebagai standarisasi dan pengendalian kerja setepat-tepatnya.

c)      Sebagai panduan bagi pelaksana yang berkepentingan.

Dalam penyusunan prosedur kerja perlu memperhatikan beberapa asas sebagai berikut:

a)      Menyatakan secara tetulis dan tersusun secara sistematis serta tertuang dalam bentuk pedoman pelaksanaannya.

b)      Mengkomunikasikan secara sistematis kepada semua petugas bersangkutan.

c)      Menyelaraskan dengan kebijakan pimpinan yang berlaku dan kebijakan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi.

d)     Meninjau dan mengevaluasi kembali secara periodik.

e)      Memberikan dorongan kepada pelaksana kegiatan secara efisisen dan memberikan jaminan dengan tujuan untuk menjaga sumber yang berada dibawah pengendalian organisasi.

            Secara umum pengaturan kebijakan prosedur kerja dapat dinyatakan sebagai berikut:

a)      Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi, baik dalam lingkungan instansi atau kantor lain.

b)      Setiap pimpinan satuan organisasi  bertanggungjawab memimpin dan mengkoordinasikan bawahannya masing-masing dan membimbing serta memberikan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.

c)      Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.

d)     Setiap pimpinan organisasi wajib mengolah dan memanfaatkan laporan guna bahan pengambilan keputusan, penyusunan laporan lebih lanjut dan memberikan petunjuk kepada bawahan.

e)      Dalam menyampaikan suatu laporan, setiap satuan organisasi wajib memberikan tembusan kepada satuan organisasi lainnya yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja.

2.    PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN PROSEDUR KERJA

            Mengingat pentingnya prosedur kerja maka perlu diketahui prinsip-prinsip dalam menyusun prosedur kerja, yaitu sebagai berikut:

a)      Prosedur kerja harus disusun dengan memperhatikan tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta luas, macam, dan sifat tugas atau pekerjaan.

b)      Untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka terlebih dahulu dipersiapkan  penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema organisasi berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, serta unsur-unsur kegiatan di dalam organisasi lainnya.

c)      Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.

d)     Perlu didaftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.

e)      Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus terdapat hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke satu tujuan.

f)       Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksudkan.

g)      Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.

h)      Prosedur kerja harus disusun secara tepat sehingga memiliki stabilitas dan fleksibelitas.

i)        Penyusunan prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja harus disesuaikan dengan perkembangan teknologi.

j)        Untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan simbol dan skema atau bagan prosedur dengan jelas dan tepat. Bagan semacam ini sering disebut skema arus kerja.

k)      Untuk menjamin penerapan prosedur kerja dengan jelas dan tepat maka perlu dipakai buku pedoman.

3.    SIMBOL-SIMBOL DALAM PROSEDUR KERJA

Jenis-jenis Simbol

            Simbol-simbol dipergunakan untuk menggambarkan suatu prosedur pekerjaan. Simbol-simbol tersebut, antara lain adalah sebagai berikut.

a)      Lingkaran Besar

Lingkaran besar menunjukkan operasi (operation) atau sesuatu yang harus dikerjakan. Apabila di tengahnya dibubuhi huruf C berarti pekerjaan tersebut harus dikerjakan oleh juru tulis (clerk). Bila dibubuhi dengan huruf M berarti harus dikerjakan dengan mesin, dan apabila dibubuhi dengan huruf T artinya dikerjakan dengan mesik ketik (typewriter).

b)      Belah Ketupat

Belah ketupat atau segi empat berbentuk berlian (diamond) adalah simbol untuk menunjukkan pemeriksaan (inspection, control atau check) mengenai mutu atau kualitas (quality).

c)      Segi Empat Bujur Sangkar

Segi empat bujur sangkar atau menunjukkan pemeriksaan mengenai jumlah atau kuantitas (quantity). Apabila dibubuh dengn huruf D berarti ada penahanan atau penundaan suatu proses karena harus menunggu tindakan atau penyelesaian lebih lanjut.

d)     Segi Tiga Terbalik

Segi tiga tunggal terbalik menunjukkan penyimpanan (storage) secara tetap (permanent).

e)      Segi Tiga Ganda Terbalik

Simbol ini menunjukkan penyimpanan untuk sementara (temporary).

f)       Lingkaran Kecil

Lingkaran kecil berarti pemindahan (transfer) atau pengangkutan (transport).

g)      Anak Panah

Anak panah untuk menunjukkan arah jalannya atau arus (flow) sesuatu dokumen melalui sesuatu dokumen melalui sesuatu proses pengerjaan.

Kegunaan Simbol-simbol dalam Prosedur

Simbol-simbol yang digunakan dalam prosedur kerja bermanfaat untuk mengetahui:

1)      Jenis-jenis pekerjaan, tahap-tahap, gerakan-gerakan, dan bagian-bagian pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu bidang tugas.

2)      Waktu rata-rata yang diperlukan baik untuk penyelesaian setiap tahap atau jenis pekerjaan dan waktu seluruhnya yang diperlukan untuk penyelesaian pekerjaan tersebut.

3)      Persyaratan kecakapan dan keterampilan pegawai yang diperlukan untuk dapat mengerjakan pekerjaan dengan sebaik-baiknya.

4)      Peralatan dan fasilitas kerja yang diperlukan untuk dapat mengerjakan pekerjaan.

5)      Jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk suatu bidang tugas atau bidang kegiatan dan sebagai salah satu alat evaluasi kerja pegawai.

6)      Apakah peralatan, fasilitas, dan tenaga kerja telah dimanfaatkan sesuai dengan kapasitas yang semestinya.

7)      Kemacetan-kemacetan yang paling banyak terjadi.

4.    ATURAN KERJA

            Manajemen perusahaan memiliki hak untuk berharap agar karyawannya mematuhi standar kode etik yang sewajarnya. Karyawan yang bertindak tidak sesuai atau di luar kewajaran dapat merusak bisnis. Sangat berisiko apabila manajemen beranggapan bahwa setiap karyawan sudah memiliki pandangan yang sama dengannya. Untuk itu, salah satu cara yang terbaik untuk memperjelas tentang apa yang diharapkan oleh manajemen terhadap karyawan-karyawannya adalah dengan membut aturan kerja yang umum.

            Aturan kerja adalah peraturan yang dibuat secara tertulis oleh perusahaan yang memuat hal-hal umum mengenai perilaku didalam bekerja. Aturan kerja berlaku bagi semua pegawai dan seluruh unsur yang terlibat dalam perusahaan, pimpinan perusahaan, atasan langsung dari pegawai dan pegawai atau staf secara keseluruhan.

Berikut ini adalah contoh aturan kerja dalam perusahaan dan disesuaikan dengan peraturan dari departemen tenaga kerja dan transmigrasi.

1)      Waktu dan Kehadiran Kerja

a.       Penetapan waktu kerja didasarkan kepada kebutuhan perusahaan dengan memperhatikan peraturan perundangan yang berlaku.

b.      Waktu kerja di perusahaan adalah 6 (enam) hari dalam satu minggu.

c.       Jam kerja di perusahaan adalah 7 (tujuh) jm sehari dan 40 (empat puluh) jam seminggu.

d.      Waktu dan jam kerja diperusahaan diatur sebagai berikut:

1)      Nonoperasional

Hari Senin s/d Jumat:         jam      08.00 – 12.00

                                           12.00 – 13.00 istirahat

Hari Sabtu                          jam      08.00 – 13.00

2)      Operasional

Hari dan jam kerja pegawai operasional diatur sesuai dengan kebutuhan operasi perusahaan dengan bekerja dalam shift (pagi, siang, malam) berdasarkan jadwal kerja yang telah ditetapkan atasannya.

e.       Jam istirahat tidak diperhitungkan sebagai jam kerja.

f.       Pekerjaan yang dilakukan lebih dari 7 (tujuh) jam sehari dan 40 (empat puluh) jam seminggu dihitung sebagai kerja lembur.

g.      Setiap perubahan jam kerja oleh perusahaan diberitahukan sebelumnya kepada pegawai dengan tenggang waktu yang layak.

h.      Bagi pegawai yang melakukan tugas tertentu untuk kepentingan perusahaan berlaku jam kerja tersendiri sesuai dengan sifat pekerjaan.

i.        Setiap pegawai wajib hadir dan mulai bekerja pada waktu hadir yang ditetapkan oleh perusahaan.

j.        Pegawai mencatatkan sendiri kehadirannya pada waktu hadir yang disediakan perusahaan setiap masuk ke danpulang daari tempat kerja. Pegawai yang menyuruh orang lain mencatatkan waktu hadirnya dianggap melakukan pelanggaran tata tertib.

k.      Keterlambatan masuk kerja atau meninggalkan tempat kerja sebelum jam kerja berakhir dan ketidakhadiran sehari penuh dianggap sebagai pelanggaran tata tertib kecuali dengan ijin tertulis atasan langsung dengan alasan-alasan yang dapat diterima.

l.        Pegawai yang tidak masuk kerja karena sakit atau karena alasan lain yang dapat diterima perusahaan, wajib memberitahukan kepada atasannya selambat-lambatnya pada saat yang masuk kerja. Apabila ketidakhadiran karena:

1)      Sakit lebih dari 2 (dua) hari diwajibkan memberikan surat keterangan dokter sesegera mungkin atau setelah masuk kerja kembali.

2)      Hal-hal lainnya, pegawai diwajibkan membuat pemberitahuan tertulis.

m.    Pada waktu kerja pegawai diwajibkan memakai Kartu Tanda Pengenal Pegawai (ID Card) selama dalam lingkungan Perusahaan atau Papan Nama (Name Tag) yang ditempatkan sebelah kiri atas dari kemeja atau blouse untuk wanita. Setiap pegawai yang akan meninggalkan kantor atau tempat kerja atau tidak masuk kerja harus memperoleh izin dari bagian personalia sert mengisi formulir izin.

2)      Pakaian Seragam

a.       Pegawai tertentu yang tugasnya demi keseragaman diharuskan memakai pakaian kerja.

b.      Pakaian kerja disediakan Perusahaan untuk periode kerja tertentu sesuai dengan standar kualitas perlengkapan kerja yang berlaku, dan diatur dalam peraturan tersendiri.

c.       Setiap pegawai yang mendapatkan pakaian kerja/seragam diwajibkan mengenakannya selama waktu kerja.

d.      Pada waktu kerja pegawai diwajibkan mengenakan pakaian kerja yang rapi dan sopan.

3)      Keselamatan dan Kesehatan Kerja

a.       Setiap pegawai diwajibkan ikut menjaga ketertiban, keamanan, kebersihan, dan keselamatan kerja maupun dilingkungan kerjanya.

b.      Apabila pegawai menemui hal-hal yang dapat membahayakan terhadap keselamatan pegawai dan perusahaan agar segera melaporkan kepada pimpina atau atasan.

c.       Setiap pegawai wajib mempergunakan alat-alat keselamatan kerja dan juga mematuhi ketentuan-ketentuan mengenai keselamatan dan perlindungan kerja yang berlaku.

d.      Setiap pegawai dilarang membawa, memindahkan dan meminjam kan alat/perlengkapan milik perusahaan tanpa izin yang berwenang.

4)      Kewajiban Pokok Pegawai

a.       Setiap pegawai wajib melaksanakan peritah/petunjuk dari atsan dengan penuh tanggung jawab.

b.      Menaati tata tertib/peraturan perusahaan serta ketentuan-ketentuan yang berlaku.

c.       Memberikan keterangan/laporan yang sebenarnya mengenai pekerjaan kepada Perusahaan dalam hubungan dengan tugasnya.

d.      Menyimpan dan menjaga kerahasiaan semua keterangan yang didapat dalam pelaksanaan pekerjaanya.

e.       Memelihara dan menjaga barang-barang milik perusahaan yang digunakan atau dipercayakan kepadanya.

f.       Mengemukakan saran-saran yang bermanfaat bagi perusahaan kepada atasannya ataupun melalui saluran yang ditetapkan untuk itu.