Adm perkantoran : BAGIAN-BAGIAN SURAT

1.    Kepala Surat/ Kop Surat

Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Kop surat atau kepala surat merupakan identitas awal dari sebuah surat. Pada umumnya organisasi/badan atau perusahaan mempunyai kertas kop surat yang sudah tercetak, sehingga dalam menyusun surat mereka hanya tinggal mengetikkan isi suratnya saja.

Bagian Kop Surat meliputi hal-hal dibawah ini:

1. Nama badan/organisasi atau perusahaan
2. Alamat Lengkap
3. Logo perusahaan
4. Nomor telepon, kode pos, alamat email, website
5. Nama kantor cabang (jika ada)
6. Jenis usaha

Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal pembuatan.

Penulisan kepala surat memang bebas menurut selera dari masing-masing lembaga, akan tetapi untuk surat resmi pemerintah ada aturan baku yang telah digariskan oleh lembaga yang bersangkutan. Aturan baku tersebut antara lain:

1)      Dalam kepala surat harus tercantum: nama lembaga, alamat lembaga, nama kota dimana lembaga itu berada.

2)      Dapat dicantumkan juga logo atau lambang lembaga, nomor telepon, faxcimile, dsb.

3)      Tidak boleh dibuat terlalu besar agar tidak mengganggu keindahan surat.

4)      Penulisan organisasi induk tidak boleh lebih besar dari nama organisasi yang membuat surat.

Kepala surat tersebut dapat dicetak sedemikian rupa demi ke artistikan suatu perusahaan tersebut, adapun fungsi kop surat tersebut adalah sebagai berikut:

1. Sebagai Identitas

Pada kepala surat selalu akan menampilkan identitas perusahaan pengirimnya. Biasanya hal yang paling mencolok adalah bentuk logo perusahaan itu sendiri, dimana logo perusahaan akan berbeda antara satu dengan lainnya. Logo atau lambang tersebut akan menjadi identitas tersendiri bagi perusahaan.

2. Pemberi Informasi

Pada kop surat akan mencantumkan nama perusahaan, logo, bidang usaha, alamat lengkap dengan nomor telepon, email ataupun alamat website perusahaan. Data ini merupakan informasi lengkap bagi konsumen maupun calon konsumen yang ingin berhubungan dengan perusahaan.

3. Alat Promosi

Dengan melihat informasi yang terdapat dalam kop surat baik alamat, lambang, atau jenis usaha yang dijalaninya maka hal ini sebenarnya berfungsi sebagai iklan atau alat promosi bagi perusahaan tersebut.

2.    Leher Surat

Leher surat berisi hal-hal berikut:

1. Tanggal Surat
2. Nomor Surat
3. Lampiran
4. Hal/perihal
5. Sifat surat
6. Alamat tujuan

Setiap bagian surat diatas selayaknya tertulis pada surat yang akan dibuat pegawai administrasi. Namun terkadang pada beberapa surat seperti surat pribadi terkadang tidak mencantumkan sifat surat secara tertulis di dalam surat tersebut.

a)      Tanggal Surat

Penulisan tanggal untuk surat yang telah memakai kepala surat, tidak perlu diawali dengan nama kota. Sebab, nama kota telah tercantum pada kepala surat yang berupa alamat instansi.. Jadi, cukup dituliskan dengan tanggal bulan dan tahun. Penulisan tanggal, bulan, dan tahun surat harus lengkap, atau tidak boleh disingkat. Contoh: penulisan 28 Feb 16 tidak benar, seharusnya 28 Februari  2016. Tanggal mempunyai banyak manfaat. Yakni untuk mempermudah pencatatan surat dalam buku agenda, mengetahui kapan surat itu harus dibalas, dan memudahkan mengingat kembali surat yang diarsipkan.

Tanggal surat berfungsi menunjukkan tanggal berapa, hari apa dan bulan apa surat tersebut ditandatangani. Fungsi tanggal surat adalah sebagai berikut:

• mempermudah penetapan waktu membalas surat
• mempermudah pengingat bagi penerima surat
• sebagai referensi bagi tugas administrasi

b)     Nomor Surat

Cara membuat nomor surat sangat bervariasi. Penomorannya dapat disesuaikan dengan pengkodean yang diatur oleh intern masing-masing organisasi atau perusahaan. Secara umum, nomor surat terdiri dari :

1.      nomor urut,

2.      kode intern,

3.      bulan (ditulis dengan angka Romawi atau angka Arab)

4.      tahun pembuatan surat.

Contoh Nomor : 123/PTI/II/2016.

Penempatan nomor surat disesuaikan degan bentuk dan sistem penulisannya, yaitu:
a) Diletakkan disebelah kiri atas kertas untuk surat berperihal
b) Diletakkan dibawah judul untuk surat berjudul
Manfaat nomor surat meliputi :

1. Memudahkan penyimpanan  dan penemuan kembali surat sebagai arsip
2. Mengetahui jumlah surat yang telah dibuat atau dikirim dalam jangka waktu tertentu
3. Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
4. Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.
5. Mempermudah proses pencatatan surat ke dalam buku agenda.

Fungsi nomor surat adalah sebagai berikut

• referensi atau petunjuk bagi petugas kearsipan
• petunjuk unit atau departemen asal surat
• mengetahui jumlah surat keluar pada priode tertentu
• memudahakan pengaturan dan pencarian bila diperlukan kembali

c)      Lampiran

Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran bisa ditiadakan. Contoh lampiran dapat berupa : brosur, daftar harga, faktur, fotokopi bukti pembayaran dan lain-lain. Surat yang memiliki lampiran memiliki dua kegunaan yaitu untuk menyampaikan maksud tertentu dan sebagai pengantar untuk lampirannya. Lampiran berfungsi sebagai petunjuk mengenai dokumen yang menyertai surat.

Penulisan notasi lampiran harus disesuaikan dengan bentuk surat yang dipakai. Ada dua cara penulisan lampiran, yakni :

a)      lampiran surat model resmi, notasi lampiran ditempatkan di sebelah kiri atas, di bawah nomor surat dan hanya menyebutkan jumlahnya.

Contoh :

Lampiran            : 3 lembar

Lamp                  : Tiga lembar

b)      lampiran surat model blok, lampiran ditempatkan di sebelah kiri bawah kertas. Jumlah lampiran diperinci jenisnya satu persatu. Contoh :

Lampiran            : 2 lembar faktur

Lampiran            :

(1)             2 lembar formulir

(2)             3 lembar kuitansi

(3)             1 lembar booklet

d)     Perihal Surat

Perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang masalah pokok surat. Perihal surat sama fungsinya dengan judul pada karangan lain. Penulisan perihal pada surat dinas, ditulis di bawah notasi lampiran, sedangkan dalam surat niaga, perihal ditulis di bawah alamat surat.

Contoh :

Hal      : Penawaran alat tulis kantor

Perihal : Undangan rapat tahunan

            Adapun ketentuan dalam penulisan perihal atau hal yaitu :

1)      Bila perihal ditulis denganhuruf biasa (gabungan huruf kapital dan huruf kecil/undercase), huruf awal setiap kata depan atau kata penghubung harus ditulis dengan huruf kecil

2)      Sebaiknya perihal surat tidak ditulis seluruhnya dengan huruff kapital karena huruf kapital hanya dipakai untuk menuliskan judul surat.

3)      Pada akhir perihal tidak diberi tanda titik

4)      Bila perihal lebih dari sati baris, jarak pengetikan antara baris adalah satu spasi.

5)      Pemakaian garis bawah sketang inisudah tidak lazim.

Perihal berfungsi sebagai:

• simpulan isi surat
• memudahkan penerima mengetahui pokok permasalahan
• petunjuk bagi petugas administrasi, filling dan kearsipan.

e)      Alamat yang Dituju

Alamat tujuan ada dua macam :

1)            Alamat luar yaitu alamat yang ditulis pada sampul surat

2)            Alamat luar yaitu alamat yang ditulis pada kertas surat

Contoh 1) Yth. Direktur Astri Budi Luhur Jalan Cileduk Raya, Petukangan Utara Jakarta Selatan

Hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan alamat tujuan adalah:
a. Kata kepada tidak wajib dipakai, karena mengandung unsur kemubaziran
b. Ungkapan ”Yang terhormat” atau singkatannya ”Yth.” dipakai untuk :

1) Menghormati orang atau pihak yang dikirim surat. Misalnya atasan, teman, kolega atau relasi kerja.
2) Menghormati pihak yang dituju dalam kedudukannya sebagai pejabat suatu lembaga, organisasi atau perusahaan. Ungkapan ”Yang terhormat” atau ”Yth.” tidak perlu dipakai apabila alamat yang dituju tidak menyebutkan nama atau jabatan seseorang.

c. Sebutan ”Bapak”, ”Ibu”, atau ”Sdr.” hanya dipergunakan apabila diikuti nama orang. Kata-kata sebutan tersebut tidak perlu digunakan apabila pihak yang dituju adalah lembaga atau jabatan tertentu.

Contoh 2) Yth. Ibu H. Siti Aisyiah, S.H. Wakil Ketua Pimpinan Pusat Aisyiah Jalan Menteng Raya No. 62 Jakarta Pusat

Contoh 3) PT Global Sarana Komputindo Jalan Pemuda No. 55 Medan 15320 Sumatera Utara

 

d. Pada akhir setiap baris, termasuk baris terakhir tidak diperlukan tanda titik, kecuali apabila digunakan singkatan.

e. Tanda-tanda baca, seperti garis bawah, huruf kapital yang mencolok, yang tidak bermanfaat sebaiknya tidak digunakan.
f. Kode pos sangat dianjurkan untuk ditulis karena akan membantu petugas pos dalam mengirimkan surat tersebut (terutama bila dikirimkan melalui Perum Pos dan Giro).

Fungsi alamat surat adalah sebagai berikut:

• petunjuk bagi penerima surat
• petunjuk bagi petugas administrasi

3.    Badan Surat

Badan surat memiliki bagian penting dalam surat yang utuh, dimana badan surat merupakan inti dari suatu surat yang dikirim kepada instansi lain. Badan surat memiliki bagian sebagai berikut:

1. Salam Pembuka
2. Kalimat Pembuka
3. Isi Surat
4. Kalimat Penutup

a)      Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan salam penghormatan dan pertanda pembicaraan pada isi surat akan segera dimulai. Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma. Salam pembuka hanya dipakai dalam surat berperihal. Gunannya agar surat tidak terasa kaku. Secara teoritis pemakaian salam pembuka sifatnya tidak wajib. Surat berita tanpa salam pembuka sama sekali tidak salah. Dalam kenyataannya bahwa surat pribadi selalu memakai salam pembuka, sedangkan surat niaga, dan surat dinas pemerintah jarang memakai salam pembuka.

 Kata-kata yang sering digunakan pada salam pembuka umumnya adalah:

Assalamualaikum Wr. Wb.,

Dengan hormat,

Salam bahagia,

b)     kalimat pembuka

Jika kita menulis surat, maka jangan langsung berbicara mengenai pokok suratnya akan tetapi didahului dengan kalimat pembukaan. Contoh kalimat pembuka antara lain:

a.    Dengan ini kami beritahukan bahwa .............

b.    Kami beritahukan bahwa ...............................

c.    Berkenaan dengan surat Saudara tanggal ...... Nomor .......

c)      Isi Surat

Isi surat adalah uraian mengenai maksut surat itu ditulis. Atau dengan kata lain, isi surat merupakan masalah utama yang hendak dikemukakan. Sebaiknya dalam menulis isi surat harus dengan jelas, runtut, dan tidak bertele-tele.

d)     kalimat penutup

kalimat penutup digunakan untuk menyampaikan rasa terima kasih kepada penerima surat.

Contoh:

a.       Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

b.      Atas bantuan Bapak, kami ucapkan terima kasih.

4.    Kaki Surat

Kaki surat merupakan bagian akhir dari sturuktur surat, kaki surat berisi hal berikut dibawah ini:

1. Salam Penutup
2. Nama Jabatan Penanda tangan
3. Tanda Tangan
4. Nama Lengkap Penanda tangan
5. Tembusan
6. Stempel Organisasi
7. Inisial pembuat surat

a)      Salam Penutup

Salam penutup berfungsi sebagai tanda selesainya pembicaraan dan surat sudah siap untuk ditandatangani. Selain itu salam pentutp juga berfungsi sebagai penghormatan.

Salam penutup tidak begitu penting. Tetapi dalam surat niaga atau surat pribadi sering  digunakan seperti:

a.       Hormat kami,

b.      Wa’alaikum salam.

b)     Jabatan Penanda tangan

Nama jabatan perlu dicantumkan untuk mengetahui siapa pejabat yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut.

Contoh:

a)            Direktur,

b)            Kepala

Jika dalam surat niaga Jabatan penanda tangan ditempatkan di bawah tanda tagan, di dalam surat pemerintah justru kebalikannya nama jabatan dicantumkan lebih dahulu, kemudian tanda tangan barulah diikuti oleh nama penandatangan di bawahnya.

c)      Tanda Tangan dan Nama Lengkap Penanda tangan

Dalam korespondensi Indonesia, penanda tangan surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat itu. Pencantuman nama seseorang dan hak untuk menandatanganinya tentu didasarkan atas kewenangannya dan jabatannya. Apabila penanda tangan surat itu diwakilkan kepada orang lain, maka harus disebutkan sebagai atas nama dan nama penanda tangan ditulis jelas di bawahnya. Tidak boleh nama yang tercantum lain dengan penandatangannya.

d)     Tembusan

Tembusan adalah surat yang dibuat dengan tindasan kabon ditujukan kepada pihak-pihak yang ada hubungannya dengan isi surat terutama yang menyangkut urusan pembiayaan sebagai akibat dikeluarkannya surat tersebut.

Misalnya :

Tembusan :

1)      Pimpinan BNI 46 Cabang UPI

2)      Rektor UPI

e)      Inisial

Inisial berfungsi untuk mengetahui siapa pengetik surat tersebut. Inisial lazim dicantumkan pada surat niaga sedangkan pada surat dinas pemerintah biasanya hanya dicantumkan paraf dari orang yang mengonsep atau membuat surat saja. Apabila pembuat surat tidak mengetik sendiri suratnya, maka perlu mencantumkan singkatan pengetiknya. Contoh: FMI/PP atau fmi/pp.

CONTOH SURAT